Het begint met een simpel verzoek. Of je voor de volgende MT-vergadering even de verzuimcijfers per afdeling kunt aanleveren, met het verloop van het afgelopen halfjaar erbij. Je zegt ja, want het is een redelijke vraag. En dan ben je een middag verder.
De tijd gaat zelden zitten in het denkwerk. Die gaat zitten in het verzamelen. Je logt in op AFAS, zoekt de juiste rapportage, exporteert naar Excel, haalt de kolommen eruit die je niet nodig hebt, corrigeert de afdelingsnamen die vorig jaar zijn gewijzigd, bouwt de grafiek, en zet er een opmaak omheen die past bij de rest van de stukken. Pas daarna kijk je voor het eerst echt naar wat er staat.
Dat kost niet alleen tijd. Het kost ook actualiteit. Tegen de tijd dat het rapport op tafel ligt, is het een momentopname van twee weken geleden. Komt er in de vergadering een vervolgvraag — hoe zit dat dan bij de buitendienst? — dan is het antwoord meestal: dat zoek ik uit en dat mail ik na.
Dat is precies het stuk dat anders kan. Als de vraag rechtstreeks aan de gegevens gesteld kan worden, in gewone taal, dan verdwijnt de hele keten van exporteren, opschonen en opmaken ertussenuit. Je stelt de vraag zoals je die aan een collega zou stellen, en het antwoord komt uit de actuele gegevens in AFAS.
Die acht minuten uit de titel zijn geen rekentruc, maar ze zijn ook geen gemiddelde. Ze bestaan uit: de vraag stellen, het antwoord nalezen, een of twee keer bijsturen omdat je het net anders bedoelde, en de rapportage exporteren in jullie eigen huisstijl. Voor een rapportage die je vaker maakt en waarvan de gegevens in AFAS op orde zijn, is dat een realistische gang van zaken.
Even eerlijk over wanneer het niet zo gaat. De eerste keer duurt langer, want dan moet je nog uitvinden hoe je de vraag het beste stelt. En geen enkel hulpmiddel maakt gegevens beter dan ze zijn: staan afdelingen in AFAS inconsequent geregistreerd, of zijn contracten niet bijgewerkt, dan komt dat er net zo hard weer uit. Daarom begint de werkwijze met een analyse van de inrichting en de kwaliteit van de HR-data, en niet met een koppeling.
En er is een grens aan wat je kunt uitbesteden. Wat de cijfers betekenen voor jullie organisatie, welk verhaal je eromheen vertelt en welk advies je het MT meegeeft — dat blijft jouw werk. Wat je terugkrijgt is niet het advies, maar de tijd om het te bedenken.
Wil je weten wat het in jullie situatie scheelt, meet het dan een keer. Kies de rapportage die je het vaakst maakt, klok hoe lang je er nu over doet van eerste export tot verzonden bestand, en leg dat naast de tijd die je kwijt bent als je de vraag direct kunt stellen. Een rapportage is genoeg om het verschil te zien, en het is een eerlijker getal dan welk rekenvoorbeeld ook.
